Полный регламент по выдаче закрывающих документов для гостей отелей: что предоставляется, на кого оформляется и где формируется.
Какие документы предоставляются #
Гостям предоставляются следующие вид документов:
- Договор-Оферта – направляется вместе с первым письмом о бронировании
- Электронные БСО (бланки строгой отчетности / электронные чеки) — отправляются автоматически на e-mail гостя сразу в момент онлайн-оплаты путевки.
- Оригинал Договора об оказании услуг с синей печатью и подписью — выдается на ресепшн при выезде гостя.
⚠️ Важно: Справки о проживании, стоимости, перелетах/проезде и иные нестандартные формы курортом не выдаются. В качестве подтверждающих документов выступают исключительно Договор и БСО.
Особенности БСО (разделение на 2 чека) #
При оплате путевки гость получает на почту 2 отдельных БСО:
- ООО «Интерпарк» — оплата за услуги проживания.
- ООО «Интерфуд» — оплата за питание (завтраки, обеды, ужины или тариф «Всё включено»).
Если гость говорит, что сумма в чеке «не бьется» с общей стоимостью брони, напомните ему проверить почту: общая сумма разделена на два чека от разных юридических лиц.
Договор об оказании услуг
- На кого оформляется: в Договоре указываются ФИО и данные гостя, который указан первым в путевке (основной гость). Переоформить договор на других проживающих лиц из той же путевки нельзя.
- Когда выдается: строго при выезде гостя (Check-out) на стойке ресепшн.
- Как формируется (для сотрудников):
- Договор формируется в системе через действие: «Создать регистрационную карту».
- Если запрос поступил в чат/поддержку — необходимо передать задачу на Ресепшн (Отели).
Образец договора:
Скрипт для ответа гостю (кратко) #
«При оплате бронирования на вашу электронную почту поступают два электронных чека (БСО) — отдельно за проживание и питание. При выезде на стойке ресепшн вам предоставят оригинал Договора об оказании услуг с печатью и подписью на имя основного гостя из путевки. Дополнительные справки о проживании гостиницей не формируются».
